Kai tikrintojai neteisūs

Norint aiškiai suvokti, kas yra gera praktika, neretai tenka pasiaiškinti, kas gi ta bloga praktika. Kodėl tam tikri dalykai turi būti daromi, laikantis tam tikrų nuostatų ir kodėl tos nuostatos yra besąlygiškai geros?

Todėl šį kartą parašysiu apie vieną paprastą, bet toli graž neakivaizdų atvejį, kuris puikiai demonstruoja, kas yra bloga praktika ir kodėl kai kurie šabloniški sprendimai, dažnam atrodantys netgi abejotinais - neretai yra ne tik geriausi, bet ir vieninteliai duodantys rezultatų.

Kaip tikrintoja tapo auka

Anekdotiška istorija paprasta: mažmeninės prekybos įmonė, turinti keletą parduotuvių, veikia, kaip didesnės įmonių grupės dalis. Reguliariai vykdomos inventorizacijos. Ir štai vieną kartą inventorizacijos metu parduotuvėje atrandamas maždaug 7000 litų trūkumas. Trūkumas užfiksuojamas, pasirašomas inventorizacijos aktas. Po savaitės mažmeninės įmonės vadovas, kuris yra ir trūkumą turėjusios parduotuvės vedėjo viršininkas, sukelia skandalą: inventorizacija buvo neteisinga, nes atrasta kitų prekių, kurios padengia trūkumą. Buhalterei, vykdžiusiai inventorizaciją (tuo pačiu ir inventorizacinės komisijos pirmininkei) parašomas papeikimas ir dar pareikalaujama, kad ji parašytų pasiaiškinimą inventorizuotos parduotuvės vedėjui. Vyr. finansininkas, tiesioginis šios buhalterės vadovas, dirbantis įmonių grupėje, nežino, ką daryti, tad tiesiog nereaguoja. Prasideda kažkokie barniai, o mažmeninės įmonės vadovas, pasitelkęs kitą, jau "teisingą" buhalterę, taiso inventorizacijos rezultatus jau pasirašytame akte...

Suprantu, kad patyrusius skaitytojus, išgirdusius šią istoriją, gali ištikti juoko priepolis. Kas nors kitas gal pasakytų paprasčiau - su tokiu valdymu tos įmonės laukia bankrotas. Bet pažvelkim į gilumines priežastis, paklauskime keleto kvailiausių klausimų apie tai, kas čia blogai, ir kokios čia pasekmės?

Ar tikrintojas gali būti neteisus?

Ar tikrintojas gali būti neteisus? Lyg ir taip. O kas tada? Jei tikrintojas gali būti neteisus, tai reiškia, kad jis gali, turi tam teisę? Arba taip: jei tikrintojas gali būti neteisus, reiškia procese turi būti numatytas tikrintojo tikrinimas. Kadangi tikrintojo tikrintojas gali būti neteisus, tai ir jį reikia tikrinti. Ir taip toliau, tiesa?

Yra tik vienas būdas išspręsti šitą problemą: tiesiog tarti, kad tikrintojas teisus visada, net jei jis neteisus. Jei tikrinimo rezultatai neatitinka kažkokios realybės, reiškia - kalti tikrinamieji, o ne tikrintojas. Nes tikrinamieji turi būti suinteresuoti, kad tikrintojas gautų visus teisingus duomenis. Ir kad nepadarytų klaidų. Jei tik atsirado klaida - reiškia, tai yra problema - arba kažkas blogai, arba tikrinamieji nesugeba pateikti teisingų duomenų.

Dar daugiau: jei tikrintojas gali būti neteisus, tikrinamieji tampa nesuinteresuotais pateikti teisingus duomenis - juk tikrintojas pats juos susiras, jeigu jam to reikia.

Kaip matome, jei tik tikrintojas gali būti neteisus, patikrinimas tampa ir teoriškai, ir praktiškai nesėkmingu. Todėl vienintelis būdas užtikrinti, kad patikrinimas bus sėkmingas - tai besąlygiškai, be jokių išlygų tarti, kad dėl bet kokių tikrų ar menamų klaidų kalti tiktai tikrinamieji ir daugiau niekas kitas.

Todėl auditas visada teisus. Inventorizacija visada teisinga. Revizija visada teisinga. Jei kas nors atrodo neteisinga - kaltas tiktai tikrinamasis. Be išlygų.

Ką reiktų atleisti iš darbo

Ar dar neakivaizdu, ką toje anekdotiškoje situacijoje reikia daryti? Mažmeninės įmonės vadovas, kuris tikrintoją ne tik išvadina neteisiu, šitaip sužlugdydamas visą patikrinimo procesą, yra visiškai nekompetetingas, nes tikrintoją dar ir verčia rašyti pasiaiškinimus. Pasiaiškinimus kam? Ogi tikrinamiesiems! Tiems, pas kuriuos buvo atrastas jau minėtas 7000 litų trūkumas! Negana to, tas pats vadovas po viso patikrinimo pats ima taisyti - falsifikuoti inventorizacijos aktą - patikrinimo rezultatų dokumentą.

Vadovas, visiškai nesuprantantis patikrinimo proceso, nesuprantantis savo sprendimo pasekmių, nesuvokiantis, kas ką tikrina ir kas kam atskaitingas patikrinimo metu, negana to - falsifikuojantis finansinius dokumentus - tai yra kažkas nesuvokiamo. Paradoksalu, Lietuvoje yra nemažai įmonių, kur tokie vadovai yra visai normalūs ir įprasti.

Vyr. finansistas, dirbantis visai įmonių grupei ir kontroliuojantis taip pat ir tos mažmeninės įmonės finansinę veiklą, irgi neaišku, ką ten veikia. Kaip jūs patys pavadintumėte žmogų, kuris nereaguoja į finansiškai pavaldžiose įmonėse vykdomas finansinių dokumentų falsifikacijas?

Reziumuojant

Kaip matome, šabloniškas sprendimas "tikrintojas visada teisus" - tai ir yra geriausia praktika. Nesvarbu, kad konkrečiu atveju tikrintojas galėjo ir suklysti. Net jei jis suklydo - jis teisus visvien. Tačiau tenka susidurti su blogiausia praktika, norint suprasti, ką ta geriausia praktika išties reiškia.

--- Ričardas Savukynas, 2010

Tags: blogiausia praktika, geriausia praktika, best practice, worst practice, auditas, revizija, inventorizacija Paskutinį kartą keistas 17:21 Antr, 2 Vas 2010 , keitimus įvykdė Main. Peržiūrėtas 9,166 kartų Children Susiję puslapiai Pasidalinti